Foutieve gegevensuitwisseling in pensioenketen

Van werkgever naar uitvoerder, van salaris naar premie. Gegevens kloppen veelal niet!

Pensioen is een complex product.

Maar niet alleen pensioenen zijn complex, de hele keten van werknemer, werkgever tot pensioenuitvoerder is complex. De gegevensuitwisseling tussen de diverse partijen verloopt niet altijd foutloos.

De werknemer is verantwoordelijk voor de correcte en volledige aanlevering van zijn gegevens aan de werkgever maar vergeet relevante wijzigingen in zijn privéleven door te geven. Ook werkgevers zijn niet altijd up-to-date met het doorgeven van mutaties in het werknemers- of salarisbestand aan de pensioenuitvoerder. Salarispakketten rekenen jaarsalarissen (de basis voor de pensioenberekeningen) niet goed uit.

Werknemer en werkgever staan aan het begin van de pensioenketen. Als bij de werknemer en werkgever de gegevens al niet correct zijn, zullen deze fouten in de gehele pensioenketen doorwerken.

Het klinkt logisch dat het mogelijk moet zijn om de pensioenpremies op basis van de salarisadministratie en de rekenregels uit het pensioenreglement exact na te rekenen. Zo zou je, als werkgever, moeten kunnen controleren of de pensioenuitvoerder de juiste premies in rekening brengt. De praktijk blijkt weerbarstiger te zijn. En dan hebben we het nog ‘maar’ over het narekenen van de pensioenpremies. Het narekenen van pensioenaanspraken, waar de gehele werkhistorie voor nodig is, is veel lastiger.

Daarom hebben we een proef op de som te genomen en zijn we een onderzoek gestart. Bij een kleine onderneming hebben we de pensioenpremies nagerekend. Deze werkgever maakt gebruik van een branche-specifiek pakket voor de salarisadministratie. Hiermee worden de pensioenpremies berekend en de loonheffingen en de salarisstroken verzorgt. Wij hebben onze berekening van de pensioenpremies vergeleken met de pensioenpremies berekend door het salarispakket.

 

Wat blijkt?

  • Niet alle werknemers waren opgenomen in de regeling.
  • De beschrijving van de rekenregels uit het pensioenreglement zijn dusdanig dubbelzinnig dat de premies niet eenduidig nagerekend konden worden.
  • Het blijkt dat het salarispakket dat door de werkgever gebruikt wordt de pensioengrondslag (pensioengevend salaris minus de franchise) structureel fout berekend. Het lijkt erop dat de franchise vooraf gecorrigeerd wordt voor de 38-urige werkweek.
  • Als pensioenprofessional moesten we behoorlijk puzzelen om enigszins in de buurt van deze door het salarispakket foutief berekende premies te komen.
  • Als wij de premies zouden berekenen conform de rekenregels zoals gedocumenteerd in het pensioenreglement, zou deze werkgever ruim 10% meer premie moeten afdragen.
  • De foutief berekende premies stonden ‘ter controle’ op de loonstroken van de werknemers en worden gebruikt in de loonheffingen, maar niemand was deze fouten ooit opgevallen.

Bent u werkgever?

U kunt geconfronteerd worden met naheffingen. Dit kunnen forse bedragen worden, vooral als niet alle werknemers in de regeling aangemeld zijn. Voorkom naheffingen door actief de premies na te (laten) rekenen en te controleren.

Bent u Pensioenfondsbestuurder?

De salarisadministratie van werkgevers en de uitwisseling met uw deelnemersadministratie is een mogelijke bron van fouten. Mogelijk zijn zelfs werknemers niet aangemeld. Het is noodzakelijk om hier grip op te hebben want dit kan tot een aanzienlijke kostenpost leiden. Bovendien bent u als bestuurder mogelijk persoonlijk aansprakelijk te stellen.

Contact

Een keer koffie drinken en sparren, ideeën uitwisselen?
Wij komen graag met u in contact.
Een goed gesprek is goud waard.

QuaRatio BV
www.quaratio.com
www.linkedin.com/company/quaratio
www.linkedin.com/in/bart-van-der-burg-408565
+31 (0)6 4531 0205

© Copyright 2017
B. van der Burg, M. Geerars, J. Post
QuaRatio BV
www.quaratio.com

 

Quinto-P 3.0, Statistiek in pensioen- en levenadministraties

In 2011 heeft de DNB de pensioenfondsen gevraagd een onderzoek uit te voeren naar de kwaliteit van de rechten en aanspraken van deelnemers in de administratie, het zogenaamde Quinto-P onderzoek. In een Quinto-P onderzoek wordt aanbevolen om de kwaliteit van de pensioenadministratie te toetsen middels een steekproef van 30 trekkingen, 15 aselect en 15 select gekozen deelnemers. Statistisch is eenvoudig aan te tonen dat een dergelijk onderzoek niet voldoende is.

Een gemiddelde administratie heeft ruim meer dan 30 mutaties en/of uitzonderingen. Administraties met honderden (200+) verschillende mutatiesoorten zijn meer regel dan uitzondering. Daarnaast zijn in administratiesystemen vele andere soorten, vooraf onbekende, uitzonderingen aanwezig. Doordat sommige uitzonderingen of fouten in de administratie vooraf onbekend zijn, wordt een puur statistische benadering aanbevolen.

Het aantal benodigde trekkingen wordt voornamelijk bepaald door het aantal polissen dat een bepaalde fout bevat. Uit praktijkervaring is de kleinste pluk ‘foutieve’ deelnemers 0,2% (200 op de 100.000). Dan zal je 1496 deelnemers aselect moeten kiezen om 95% kans te hebben dat één van deze ‘foutieve’ deelnemers geselecteerd is. In een grafiek:

grafiek-quintp-p-3-0

Conclusies:

  • 30 (a)select gekozen deelnemers is volstrekt onvoldoende om iets zinnigs te kunnen zeggen over de kwaliteit van een pensioenadministratie.

  • Bij een kans van 0,2% op een foutieve deelnemer is een steekproef van 1496 deelnemers is al een stuk realistischer om met 95% zekerheid alle fouten in een pensioen- of levenadministratie op te sporen.

Vragen of ideeën?

  • Lees de white paper voor meer achtergrond.
  • Reageer op deze blog.
  • Of neem contact op. Een goed gesprek is goud waard.