Administratie is mensenwerk

Helaas komen wij nog regelmatig tegen dat de administratie van werkgevers en de pensioenuitvoerder niet overeen komt. Werkgevers leggen, al dan niet terecht, de prioriteit bij hun eigen bedrijfsactiviteit. Administratie en zeker pensioenregelingen kosten geld en dragen niet (rechtstreeks) bij aan het bedrijfsresultaat. Daardoor worden ze nog wel eens met een lagere prioriteit behandeld.

Een voorbeeld:

Enige jaren geleden was ik bij een werkgever. Hij vroeg mij: “Jij hebt verstand van pensioenen, hè. Kijk jij eens even in deze map en kijk of alles in orde is.” De map had de titel “Pensioen”. Het ging om een gemiddelde tussenpersoonorganisatie met ca 70 mensen in dienst. Je mag dus veronderstellen dat zo’n soort werkgever een redelijke kennis heeft van organisatie van administratie en pensioen. Het bedrijf was in een paar jaar tijd explosief gegroeid van een paar man naar de 70 mensen.

Ik voldeed aan het verzoek en begon met het doornemen van de lijst van deelnemers opgegeven door de pensioenverzekeraar en een van de belangrijkste zakenpartners van de relatie.

Geen inspanning, geen administratie!

Ik kon mijn mini onderzoek al na 5 minuten weer staken. Er stonden 6 mensen in het bestand, toegestuurd door de verzekeraar, waarvan 3 DGA’s. Die laatsten behoorden natuurlijk helemaal niet op die lijst te staan. Het merendeel van de werknemers was duidelijk niet aangemeld. Ik adviseerde hem om z.s.m. alle werknemers alsnog aan te melden. Ik vond het vreemd dat geen van de medewerkers gereclameerd had, maar het bedrijf kende een premievrije pensioenregeling en de gemiddelde leeftijd lag ruim onder 30. Kennelijk was de combinatie van de leeftijd, gekoppeld aan het premievrije pensioen voor iedereen reden om er verder geen aandacht aan te besteden.

Wat hoog reikt kan diep vallen.

Het bedrijf was te snel gegroeid en stond op de rand van faillissement. De eigenaar kon de (achterstallige) premie niet voldoen. De belastingdienst was de eerste die opmerkte dat de verplichtingen niet meer konden worden voldaan. Er werd beslag gelegd en een curator aangesteld. Feitelijk hadden alle medewerkers door de pensioenverzekeraar met terugwerkende kracht in de regeling moeten worden opgenomen. Een schadepost voor de verzekeraar. De medewerkers zijn echter niet gecompenseerd.

Als niemand verantwoordelijk is, gebeurt het meestal niet.

Opmerkelijk is dat bij een bedrijf met vrijwel uitsluitend hoog opgeleide mensen, niemand het eerder heeft opgemerkt, totdat het te laat was. Niemand heeft iets opgemerkt: HR niet, ondernemers niet, medewerkers niet, administratiekantoor niet, belastingdienst niet, pensioenverzekeraar niet, accountant niet…..

Het doorgeven van medewerkers en mutaties is een taak van de werkgever. Deze stap is essentieel voor de pensioenketen, maar niemand controleert deze eerste stap. De pensioenverzekeraar stelde zich reactief achter de werkgever op.

De nalatigheid van de werkgever en de werknemers leidde voor de ATP uiteindelijk tot sluiting van het bedrijf en het verlies van werk en aanspraken bij de werknemers.

Bent u werkgever?

U kunt geconfronteerd worden met naheffingen. Dit kunnen forse bedragen worden, vooral als niet alle werknemers in de regeling aangemeld zijn. Voorkom naheffingen door actief de premies na te (laten) rekenen en te controleren.

Bent u Pensioenfondsbestuurder?

De salarisadministratie van werkgevers en de uitwisseling met uw deelnemersadministratie is een mogelijke bron van fouten. Mogelijk zijn zelfs werknemers niet aangemeld. Het is noodzakelijk om hier grip op te hebben want dit kan tot een aanzienlijke kostenpost leiden. Bovendien bent u als bestuurder mogelijk persoonlijk aansprakelijk te stellen.

Contact

Wij signaleren niet alleen problemen, maar bieden ook tal van oplossingen. Een keer koffie drinken en sparren, ideeën uitwisselen?
Wij komen graag met u in contact.
Een goed gesprek is goud waard.

QuaRatio BV
www.quaratio.com
www.linkedin.com/company/quaratio
www.linkedin.com/in/bart-van-der-burg-408565
+31 (0)6 4531 0205

© Copyright 2017
B. van der Burg, M. Geerars, J. Post
QuaRatio BV
www.quaratio.com

Foutieve gegevensuitwisseling in pensioenketen

Van werkgever naar uitvoerder, van salaris naar premie. Gegevens kloppen veelal niet!

Pensioen is een complex product.

Maar niet alleen pensioenen zijn complex, de hele keten van werknemer, werkgever tot pensioenuitvoerder is complex. De gegevensuitwisseling tussen de diverse partijen verloopt niet altijd foutloos.

De werknemer is verantwoordelijk voor de correcte en volledige aanlevering van zijn gegevens aan de werkgever maar vergeet relevante wijzigingen in zijn privéleven door te geven. Ook werkgevers zijn niet altijd up-to-date met het doorgeven van mutaties in het werknemers- of salarisbestand aan de pensioenuitvoerder. Salarispakketten rekenen jaarsalarissen (de basis voor de pensioenberekeningen) niet goed uit.

Werknemer en werkgever staan aan het begin van de pensioenketen. Als bij de werknemer en werkgever de gegevens al niet correct zijn, zullen deze fouten in de gehele pensioenketen doorwerken.

Het klinkt logisch dat het mogelijk moet zijn om de pensioenpremies op basis van de salarisadministratie en de rekenregels uit het pensioenreglement exact na te rekenen. Zo zou je, als werkgever, moeten kunnen controleren of de pensioenuitvoerder de juiste premies in rekening brengt. De praktijk blijkt weerbarstiger te zijn. En dan hebben we het nog ‘maar’ over het narekenen van de pensioenpremies. Het narekenen van pensioenaanspraken, waar de gehele werkhistorie voor nodig is, is veel lastiger.

Daarom hebben we een proef op de som te genomen en zijn we een onderzoek gestart. Bij een kleine onderneming hebben we de pensioenpremies nagerekend. Deze werkgever maakt gebruik van een branche-specifiek pakket voor de salarisadministratie. Hiermee worden de pensioenpremies berekend en de loonheffingen en de salarisstroken verzorgt. Wij hebben onze berekening van de pensioenpremies vergeleken met de pensioenpremies berekend door het salarispakket.

 

Wat blijkt?

  • Niet alle werknemers waren opgenomen in de regeling.
  • De beschrijving van de rekenregels uit het pensioenreglement zijn dusdanig dubbelzinnig dat de premies niet eenduidig nagerekend konden worden.
  • Het blijkt dat het salarispakket dat door de werkgever gebruikt wordt de pensioengrondslag (pensioengevend salaris minus de franchise) structureel fout berekend. Het lijkt erop dat de franchise vooraf gecorrigeerd wordt voor de 38-urige werkweek.
  • Als pensioenprofessional moesten we behoorlijk puzzelen om enigszins in de buurt van deze door het salarispakket foutief berekende premies te komen.
  • Als wij de premies zouden berekenen conform de rekenregels zoals gedocumenteerd in het pensioenreglement, zou deze werkgever ruim 10% meer premie moeten afdragen.
  • De foutief berekende premies stonden ‘ter controle’ op de loonstroken van de werknemers en worden gebruikt in de loonheffingen, maar niemand was deze fouten ooit opgevallen.

Bent u werkgever?

U kunt geconfronteerd worden met naheffingen. Dit kunnen forse bedragen worden, vooral als niet alle werknemers in de regeling aangemeld zijn. Voorkom naheffingen door actief de premies na te (laten) rekenen en te controleren.

Bent u Pensioenfondsbestuurder?

De salarisadministratie van werkgevers en de uitwisseling met uw deelnemersadministratie is een mogelijke bron van fouten. Mogelijk zijn zelfs werknemers niet aangemeld. Het is noodzakelijk om hier grip op te hebben want dit kan tot een aanzienlijke kostenpost leiden. Bovendien bent u als bestuurder mogelijk persoonlijk aansprakelijk te stellen.

Contact

Een keer koffie drinken en sparren, ideeën uitwisselen?
Wij komen graag met u in contact.
Een goed gesprek is goud waard.

QuaRatio BV
www.quaratio.com
www.linkedin.com/company/quaratio
www.linkedin.com/in/bart-van-der-burg-408565
+31 (0)6 4531 0205

© Copyright 2017
B. van der Burg, M. Geerars, J. Post
QuaRatio BV
www.quaratio.com

 

DBA: Bescherming ZZP’er of Muilkorven Freelancer?

 

© Copyright 2017
M.
J. Geerars
QuaRatio BV
www.quaratio.com
maart 2017

Wiebes maakte zich er van de week weer makkelijk van af, zo aan de vooravond van de verkiezingen. Zijn stelling is: “De DBA is geen wet en dus kan ik hem niet intrekken.” Juridisch juist of niet, een miljoen freelancers heeft al bijna 2 jaar last van dit onhandig gemanoeuvreer. Zo’n 12% van de freelancers heeft de afgelopen tijd klussen misgelopen. Het heeft er alle schijn van dat marktpartijen dit momentum gebruiken om de freelancer terug te dwingen in een meer afhankelijke rol. Tegengesteld dus aan het oorspronkelijke doel van de DBA wet.

De doelstelling van de DBA was juist via de wet de freelancer te beschermen en de fictieve dienstverbanden er uit te filteren. Juist de èchte, ondernemende freelancer is hier nu de dupe van. De uitleg in de media is dat potentiële opdrachtgevers huiverig zijn voor eventuele boetes van de belastingdienst. Zij nemen nog uitsluitend werknemers in dienst of in dienst van een bureau aan voor projecten en tijdelijke opdrachten. Er is zelfs een nieuw woord voor dit soort opdrachten ontstaan: het zogenaamde ‘projectdienstverband’, een dienstverband voor de duur van het project.

Om meerdere redenen is de redenering achter deze handelswijze onzin:

  • Wiebus heeft alle sancties behorende bij de wet tot 2018 opgeschort

  • De wetgeving was bedoeld om schijn constructies te ontmoedigen. Wanneer een opdracht duidelijk een tijdelijk en zelfstandig karakter heeft dan behoef je zelfs geen modelovereenkomst in te vullen. Een echte interim-klus voldoet bijna vanzelfsprekend aan deze criteria.

  • Voor de opdrachten, die minder duidelijk aan de criteria voldoen zijn de modelstandaardovereenkomsten gegeven, waarmee zowel opdrachtgever als opdrachtnemer vrijwel zeker gevrijwaard zijn van negatieve maatregelen.

  • Sinds wanneer hoort risico nemen niet meer bij ondernemen?

  • De Nederlandse Arbeidsmarkt werd een decennium geleden nog omschreven als star en overgereguleerd. Nu zijn er bijna een miljoen ZZP’ers en zijn tal van werknemersregelingen en beschermende wetgeving afgeschaft.

Bijna 14% van de werknemers is bereid om geheel voor eigen risico en kosten diensten te verlenen. Het maakt de Nederlandse arbeidsmarkt tot een van de meest dynamische en efficiëntste van Europa. Natuurlijk is er bij elke majeure verandering sprake van minder gewenste bijeffecten. Iedereen begrijpt dat een postbode, die tegen dezelfde beloning van een postbode in loondienst freelancet geen echte ZZP’er is. Een ZZP’er moet nu eenmaal een risicopotje opzij kunnen leggen.

We hebben het hier niet over die categorie, het is terecht dat de overheid die werknemers in bescherming neemt. Het gaat ons om de hoogopgeleide of gespecialiseerde krachten, die zelfstandig opereren. Die worden eveneens getroffen door de onrust in de markt. Opdrachtgevers eisen een (project)dienstverband. Niet bedoeld om een juiste invulling te geven aan de DBA wetgeving, maar om deze juist te omzeilen. Tussenpersonen als detacheerders en payrollers doen goede zaken. Normaal als een wet wordt ontlopen heet dat wetsontduiking en volgen er sancties. Nu wordt het echter op afgewenteld op de groep, die er in de eerste plaats al slachtoffer van is.

En dat terwijl de DBA wet het juist zo simpel maakt: leg in de contracten met de freelancers afspraken vast over de resultaatverplichting, waarbij de freelancer zelf bepaald hoe hij zijn werk invult. Dit in tegenstelling tot de traditionele contracten waarbij afspraken gemaakt worden over de inzetverplichting: “40 uur per week voor x maanden lang”. Zo moeilijk is het niet.

Tussenpersonen als detacheerders en payrollers doen goede zaken. Deze marktpartijen hebben alle belang bij het in stand houden van deze onduidelijke situatie. Hoe meer (project)dienstverbanden via hun lopen, hoe beter de zaken gaan.

De Freelancer, die eerst de crisis, als flexibele schil, heeft opgevangen, krijgt nu opnieuw niet de beloning voor jarenlang interen. Tarieven staan onder druk en de zelfstandigheid wordt beknot in plaats van beloond. Dit duidt meer op een marktcorrectie op prijs en marktpositie, dan op het willen tegengaan van excessen.

Laat de politiek duidelijkheid verschaffen: òf we gaan door met de DBA, Op de keper genomen beschouwd is die wet zo slecht nog niet. Het is volkomen terecht dat fictieve dienstverbanden aangepakt worden. Maar we zijn nu aan het doorschieten met “projectdienstverbanden voor hoogopgeleide, ondernemende professionals”. De professional laten zitten met een lekke constructie is in ieder geval geen optie! Laat de politiek duidelijkheid verschaffen: òf we gaan door me de DBA, maar geef de hoogopgeleide, ondernemende freelancer dan de ruimte. Òf we gaan niet door, maar in het tweede geval hebben per omgaande een nieuw vehikel nodig. Terugvallen op de VAR kan natuurlijk ook. Dan zijn daar aanpassingen op nodig om schijnconstructies uit te sluiten.

In ieder geval verlangen meer dan een miljoen ZZP’ers of freelancers naar een daadkrachtige bewindspersoon na de verkiezingen! Bij voorkeur iemand die oplossingen biedt en een miljoen kiezers serieus neemt.

© Mark Geerars QuaRatio BV www.quaratio.com maart 2017

Quinto-P 3.0, Statistiek in pensioen- en levenadministraties

In 2011 heeft de DNB de pensioenfondsen gevraagd een onderzoek uit te voeren naar de kwaliteit van de rechten en aanspraken van deelnemers in de administratie, het zogenaamde Quinto-P onderzoek. In een Quinto-P onderzoek wordt aanbevolen om de kwaliteit van de pensioenadministratie te toetsen middels een steekproef van 30 trekkingen, 15 aselect en 15 select gekozen deelnemers. Statistisch is eenvoudig aan te tonen dat een dergelijk onderzoek niet voldoende is.

Een gemiddelde administratie heeft ruim meer dan 30 mutaties en/of uitzonderingen. Administraties met honderden (200+) verschillende mutatiesoorten zijn meer regel dan uitzondering. Daarnaast zijn in administratiesystemen vele andere soorten, vooraf onbekende, uitzonderingen aanwezig. Doordat sommige uitzonderingen of fouten in de administratie vooraf onbekend zijn, wordt een puur statistische benadering aanbevolen.

Het aantal benodigde trekkingen wordt voornamelijk bepaald door het aantal polissen dat een bepaalde fout bevat. Uit praktijkervaring is de kleinste pluk ‘foutieve’ deelnemers 0,2% (200 op de 100.000). Dan zal je 1496 deelnemers aselect moeten kiezen om 95% kans te hebben dat één van deze ‘foutieve’ deelnemers geselecteerd is. In een grafiek:

grafiek-quintp-p-3-0

Conclusies:

  • 30 (a)select gekozen deelnemers is volstrekt onvoldoende om iets zinnigs te kunnen zeggen over de kwaliteit van een pensioenadministratie.

  • Bij een kans van 0,2% op een foutieve deelnemer is een steekproef van 1496 deelnemers is al een stuk realistischer om met 95% zekerheid alle fouten in een pensioen- of levenadministratie op te sporen.

Vragen of ideeën?

  • Lees de white paper voor meer achtergrond.
  • Reageer op deze blog.
  • Of neem contact op. Een goed gesprek is goud waard.