Administratie is mensenwerk

Helaas komen wij nog regelmatig tegen dat de administratie van werkgevers en de pensioenuitvoerder niet overeen komt. Werkgevers leggen, al dan niet terecht, de prioriteit bij hun eigen bedrijfsactiviteit. Administratie en zeker pensioenregelingen kosten geld en dragen niet (rechtstreeks) bij aan het bedrijfsresultaat. Daardoor worden ze nog wel eens met een lagere prioriteit behandeld.

Een voorbeeld:

Enige jaren geleden was ik bij een werkgever. Hij vroeg mij: “Jij hebt verstand van pensioenen, hè. Kijk jij eens even in deze map en kijk of alles in orde is.” De map had de titel “Pensioen”. Het ging om een gemiddelde tussenpersoonorganisatie met ca 70 mensen in dienst. Je mag dus veronderstellen dat zo’n soort werkgever een redelijke kennis heeft van organisatie van administratie en pensioen. Het bedrijf was in een paar jaar tijd explosief gegroeid van een paar man naar de 70 mensen.

Ik voldeed aan het verzoek en begon met het doornemen van de lijst van deelnemers opgegeven door de pensioenverzekeraar en een van de belangrijkste zakenpartners van de relatie.

Geen inspanning, geen administratie!

Ik kon mijn mini onderzoek al na 5 minuten weer staken. Er stonden 6 mensen in het bestand, toegestuurd door de verzekeraar, waarvan 3 DGA’s. Die laatsten behoorden natuurlijk helemaal niet op die lijst te staan. Het merendeel van de werknemers was duidelijk niet aangemeld. Ik adviseerde hem om z.s.m. alle werknemers alsnog aan te melden. Ik vond het vreemd dat geen van de medewerkers gereclameerd had, maar het bedrijf kende een premievrije pensioenregeling en de gemiddelde leeftijd lag ruim onder 30. Kennelijk was de combinatie van de leeftijd, gekoppeld aan het premievrije pensioen voor iedereen reden om er verder geen aandacht aan te besteden.

Wat hoog reikt kan diep vallen.

Het bedrijf was te snel gegroeid en stond op de rand van faillissement. De eigenaar kon de (achterstallige) premie niet voldoen. De belastingdienst was de eerste die opmerkte dat de verplichtingen niet meer konden worden voldaan. Er werd beslag gelegd en een curator aangesteld. Feitelijk hadden alle medewerkers door de pensioenverzekeraar met terugwerkende kracht in de regeling moeten worden opgenomen. Een schadepost voor de verzekeraar. De medewerkers zijn echter niet gecompenseerd.

Als niemand verantwoordelijk is, gebeurt het meestal niet.

Opmerkelijk is dat bij een bedrijf met vrijwel uitsluitend hoog opgeleide mensen, niemand het eerder heeft opgemerkt, totdat het te laat was. Niemand heeft iets opgemerkt: HR niet, ondernemers niet, medewerkers niet, administratiekantoor niet, belastingdienst niet, pensioenverzekeraar niet, accountant niet…..

Het doorgeven van medewerkers en mutaties is een taak van de werkgever. Deze stap is essentieel voor de pensioenketen, maar niemand controleert deze eerste stap. De pensioenverzekeraar stelde zich reactief achter de werkgever op.

De nalatigheid van de werkgever en de werknemers leidde voor de ATP uiteindelijk tot sluiting van het bedrijf en het verlies van werk en aanspraken bij de werknemers.

Bent u werkgever?

U kunt geconfronteerd worden met naheffingen. Dit kunnen forse bedragen worden, vooral als niet alle werknemers in de regeling aangemeld zijn. Voorkom naheffingen door actief de premies na te (laten) rekenen en te controleren.

Bent u Pensioenfondsbestuurder?

De salarisadministratie van werkgevers en de uitwisseling met uw deelnemersadministratie is een mogelijke bron van fouten. Mogelijk zijn zelfs werknemers niet aangemeld. Het is noodzakelijk om hier grip op te hebben want dit kan tot een aanzienlijke kostenpost leiden. Bovendien bent u als bestuurder mogelijk persoonlijk aansprakelijk te stellen.

Contact

Wij signaleren niet alleen problemen, maar bieden ook tal van oplossingen. Een keer koffie drinken en sparren, ideeën uitwisselen?
Wij komen graag met u in contact.
Een goed gesprek is goud waard.

QuaRatio BV
www.quaratio.com
www.linkedin.com/company/quaratio
www.linkedin.com/in/bart-van-der-burg-408565
+31 (0)6 4531 0205

© Copyright 2017
B. van der Burg, M. Geerars, J. Post
QuaRatio BV
www.quaratio.com

Foutieve gegevensuitwisseling in pensioenketen

Van werkgever naar uitvoerder, van salaris naar premie. Gegevens kloppen veelal niet!

Pensioen is een complex product.

Maar niet alleen pensioenen zijn complex, de hele keten van werknemer, werkgever tot pensioenuitvoerder is complex. De gegevensuitwisseling tussen de diverse partijen verloopt niet altijd foutloos.

De werknemer is verantwoordelijk voor de correcte en volledige aanlevering van zijn gegevens aan de werkgever maar vergeet relevante wijzigingen in zijn privéleven door te geven. Ook werkgevers zijn niet altijd up-to-date met het doorgeven van mutaties in het werknemers- of salarisbestand aan de pensioenuitvoerder. Salarispakketten rekenen jaarsalarissen (de basis voor de pensioenberekeningen) niet goed uit.

Werknemer en werkgever staan aan het begin van de pensioenketen. Als bij de werknemer en werkgever de gegevens al niet correct zijn, zullen deze fouten in de gehele pensioenketen doorwerken.

Het klinkt logisch dat het mogelijk moet zijn om de pensioenpremies op basis van de salarisadministratie en de rekenregels uit het pensioenreglement exact na te rekenen. Zo zou je, als werkgever, moeten kunnen controleren of de pensioenuitvoerder de juiste premies in rekening brengt. De praktijk blijkt weerbarstiger te zijn. En dan hebben we het nog ‘maar’ over het narekenen van de pensioenpremies. Het narekenen van pensioenaanspraken, waar de gehele werkhistorie voor nodig is, is veel lastiger.

Daarom hebben we een proef op de som te genomen en zijn we een onderzoek gestart. Bij een kleine onderneming hebben we de pensioenpremies nagerekend. Deze werkgever maakt gebruik van een branche-specifiek pakket voor de salarisadministratie. Hiermee worden de pensioenpremies berekend en de loonheffingen en de salarisstroken verzorgt. Wij hebben onze berekening van de pensioenpremies vergeleken met de pensioenpremies berekend door het salarispakket.

 

Wat blijkt?

  • Niet alle werknemers waren opgenomen in de regeling.
  • De beschrijving van de rekenregels uit het pensioenreglement zijn dusdanig dubbelzinnig dat de premies niet eenduidig nagerekend konden worden.
  • Het blijkt dat het salarispakket dat door de werkgever gebruikt wordt de pensioengrondslag (pensioengevend salaris minus de franchise) structureel fout berekend. Het lijkt erop dat de franchise vooraf gecorrigeerd wordt voor de 38-urige werkweek.
  • Als pensioenprofessional moesten we behoorlijk puzzelen om enigszins in de buurt van deze door het salarispakket foutief berekende premies te komen.
  • Als wij de premies zouden berekenen conform de rekenregels zoals gedocumenteerd in het pensioenreglement, zou deze werkgever ruim 10% meer premie moeten afdragen.
  • De foutief berekende premies stonden ‘ter controle’ op de loonstroken van de werknemers en worden gebruikt in de loonheffingen, maar niemand was deze fouten ooit opgevallen.

Bent u werkgever?

U kunt geconfronteerd worden met naheffingen. Dit kunnen forse bedragen worden, vooral als niet alle werknemers in de regeling aangemeld zijn. Voorkom naheffingen door actief de premies na te (laten) rekenen en te controleren.

Bent u Pensioenfondsbestuurder?

De salarisadministratie van werkgevers en de uitwisseling met uw deelnemersadministratie is een mogelijke bron van fouten. Mogelijk zijn zelfs werknemers niet aangemeld. Het is noodzakelijk om hier grip op te hebben want dit kan tot een aanzienlijke kostenpost leiden. Bovendien bent u als bestuurder mogelijk persoonlijk aansprakelijk te stellen.

Contact

Een keer koffie drinken en sparren, ideeën uitwisselen?
Wij komen graag met u in contact.
Een goed gesprek is goud waard.

QuaRatio BV
www.quaratio.com
www.linkedin.com/company/quaratio
www.linkedin.com/in/bart-van-der-burg-408565
+31 (0)6 4531 0205

© Copyright 2017
B. van der Burg, M. Geerars, J. Post
QuaRatio BV
www.quaratio.com

 

Grip op de Pensioenketen

Oproep aan Pensioenfondsbestuurders

© Copyright 2017
B. van der Burg en M. Geerars
QuaRatio BV
www.quaratio.com

 

Overal in de pensioenmarkt wordt gepraat over gebrekkige pensioenystemen. De pensioensystemen zouden bol staan van de fouten. Een veelvuldig genoemde oplossing is het implementeren van een “nieuw, schoon en toekomstvast pensioensysteem”. Deze oplossing is complex, duur en geeft geen garantie voor een duurzaam foutloos pensioensysteem. Zeker niet als de fouten buiten de pensioensystemen worden gecreëerd. Bijvoorbeeld als de aanlevering van gegevens door de werknemer of de werkgever al fouten bevat.

Een oplossing is om de gegevensaanlevering te baseren op de loonaangiften naar de belastingdienst die de werkgever maandelijks doet. Deze gegevens zijn de basis voor de loonstroken die periodiek door de werknemers gecontroleerd worden.

Een andere mogelijke oplossing is om controle uit te voeren over de gehele keten heen. Van de loonaangifte / het loonstrookje aan de voorkant tot aan de Uniforme Pensioen Aanspraken uit het Pensioenregister aan de achterkant van de pensioenketen. Dit geeft inzicht waar de fouten worden gemaakt en waar verbeteringen toegepast kunnen worden.

Wij roepen pensioenfondsbestuurders op om meer werk te maken van ketenbrede controles om grip te krijgen op de witte vlekken in de gehele pensioenketen.

Met een ketencontrole nemen we de gegevens van de loonaangifte / de salarisstrook van de werknemer aan de ene kant en de Uniforme Pensioen Aanspraken aan de andere kant als basis. Beiden worden door de werknemer zelf gecontroleerd. Dat legt een sterk fundament onder de te controleren berekeningen. Met deze methodiek kan worden aangetoond waar de fouten in de pensioenketen gemaakt worden en wat de impact van de fouten is.

In deze white paper is deze blog meer in detail beschreven.

 

Contact

Een keer koffie drinken en sparren, ideeën uitwisselen?
Wij komen graag met u in contact.
Een goed gesprek is goud waard.

 

QuaRatio BV

www.quaratio.com
www.linkedin.com/company/quaratio
www.linkedin.com/in/bart-van-der-burg-408565
+31 (0)6 4531 0205