Administratie is mensenwerk

Helaas komen wij nog regelmatig tegen dat de administratie van werkgevers en de pensioenuitvoerder niet overeen komt. Werkgevers leggen, al dan niet terecht, de prioriteit bij hun eigen bedrijfsactiviteit. Administratie en zeker pensioenregelingen kosten geld en dragen niet (rechtstreeks) bij aan het bedrijfsresultaat. Daardoor worden ze nog wel eens met een lagere prioriteit behandeld.

Een voorbeeld:

Enige jaren geleden was ik bij een werkgever. Hij vroeg mij: “Jij hebt verstand van pensioenen, hè. Kijk jij eens even in deze map en kijk of alles in orde is.” De map had de titel “Pensioen”. Het ging om een gemiddelde tussenpersoonorganisatie met ca 70 mensen in dienst. Je mag dus veronderstellen dat zo’n soort werkgever een redelijke kennis heeft van organisatie van administratie en pensioen. Het bedrijf was in een paar jaar tijd explosief gegroeid van een paar man naar de 70 mensen.

Ik voldeed aan het verzoek en begon met het doornemen van de lijst van deelnemers opgegeven door de pensioenverzekeraar en een van de belangrijkste zakenpartners van de relatie.

Geen inspanning, geen administratie!

Ik kon mijn mini onderzoek al na 5 minuten weer staken. Er stonden 6 mensen in het bestand, toegestuurd door de verzekeraar, waarvan 3 DGA’s. Die laatsten behoorden natuurlijk helemaal niet op die lijst te staan. Het merendeel van de werknemers was duidelijk niet aangemeld. Ik adviseerde hem om z.s.m. alle werknemers alsnog aan te melden. Ik vond het vreemd dat geen van de medewerkers gereclameerd had, maar het bedrijf kende een premievrije pensioenregeling en de gemiddelde leeftijd lag ruim onder 30. Kennelijk was de combinatie van de leeftijd, gekoppeld aan het premievrije pensioen voor iedereen reden om er verder geen aandacht aan te besteden.

Wat hoog reikt kan diep vallen.

Het bedrijf was te snel gegroeid en stond op de rand van faillissement. De eigenaar kon de (achterstallige) premie niet voldoen. De belastingdienst was de eerste die opmerkte dat de verplichtingen niet meer konden worden voldaan. Er werd beslag gelegd en een curator aangesteld. Feitelijk hadden alle medewerkers door de pensioenverzekeraar met terugwerkende kracht in de regeling moeten worden opgenomen. Een schadepost voor de verzekeraar. De medewerkers zijn echter niet gecompenseerd.

Als niemand verantwoordelijk is, gebeurt het meestal niet.

Opmerkelijk is dat bij een bedrijf met vrijwel uitsluitend hoog opgeleide mensen, niemand het eerder heeft opgemerkt, totdat het te laat was. Niemand heeft iets opgemerkt: HR niet, ondernemers niet, medewerkers niet, administratiekantoor niet, belastingdienst niet, pensioenverzekeraar niet, accountant niet…..

Het doorgeven van medewerkers en mutaties is een taak van de werkgever. Deze stap is essentieel voor de pensioenketen, maar niemand controleert deze eerste stap. De pensioenverzekeraar stelde zich reactief achter de werkgever op.

De nalatigheid van de werkgever en de werknemers leidde voor de ATP uiteindelijk tot sluiting van het bedrijf en het verlies van werk en aanspraken bij de werknemers.

Bent u werkgever?

U kunt geconfronteerd worden met naheffingen. Dit kunnen forse bedragen worden, vooral als niet alle werknemers in de regeling aangemeld zijn. Voorkom naheffingen door actief de premies na te (laten) rekenen en te controleren.

Bent u Pensioenfondsbestuurder?

De salarisadministratie van werkgevers en de uitwisseling met uw deelnemersadministratie is een mogelijke bron van fouten. Mogelijk zijn zelfs werknemers niet aangemeld. Het is noodzakelijk om hier grip op te hebben want dit kan tot een aanzienlijke kostenpost leiden. Bovendien bent u als bestuurder mogelijk persoonlijk aansprakelijk te stellen.

Contact

Wij signaleren niet alleen problemen, maar bieden ook tal van oplossingen. Een keer koffie drinken en sparren, ideeën uitwisselen?
Wij komen graag met u in contact.
Een goed gesprek is goud waard.

QuaRatio BV
www.quaratio.com
www.linkedin.com/company/quaratio
www.linkedin.com/in/bart-van-der-burg-408565
+31 (0)6 4531 0205

© Copyright 2017
B. van der Burg, M. Geerars, J. Post
QuaRatio BV
www.quaratio.com